Sua equipe é um sistema. Ele é complexo, tem diversas peças interligadas. Estamos emprestando o termo Sistema Operacional (SO) da informática para denotar um sistema complexo que serve de suporte para o trabalho das pessoas (programas a serem executados) e é melhorado ao longo do tempo via iterações constantes e pequenas.

Este workshop é um ponto de partida essencial para qualquer equipe que queira atualizar seu sistema operacional e evoluir seu funcionamento.

A maioria das equipes trabalha e cresce organicamente, com pouca atenção para desenvolver o processo de trabalho, explorar relações interpessoais e questionar noções tradicionais de hierarquia.

Ao fazer uma autoavaliação, a equipe consegue descobrir coisas implícitas e torná-las explícitas. Só quando estão explícitas, a equipe consegue discutir e alterar.

Este workshop usa 6 dimensões para estruturar a reflexão e a discussão. Escreva-as no quadro branco, flip chart ou apresente numa tela para que a equipe copie.

• Relações de equipe e meio ambiente
• Informação e tomada de decisão
• Responsabilidade e prestação de contas
• Aprendizagem e propósito individual
• Propósito coletivo
• Lucro e produtividade

Dê a cada membro da equipe uma folha do flip chart, orientação retrato. Instrua-os a traçar 5 linhas horizontais, dividindo-as em 6 seções iguais e identificando cada seção com uma dimensão.

Dê, então, 30 minutos para refletirem sobre essas dimensões em silêncio. Individualmente, devem escrever frases que se aplicam a cada dimensão. Todos devem completar a frase:

Enquanto equipe, nós ...

Alguns provavelmente serão positivos ou comemorativos, outros, críticos ou orientados ao desenvolvimento. Peça que os participantes organizem as frases no papel, com as orientadas ao desenvolvimento à esquerda e as comemorativas à direita.

No quadro branco ou no flip chart, desenhe uma versão grande das 6 seções sendo discutidas. O objetivo deste passo é reunir as frases de todos para ver onde a equipe concorda e discorda sobre as 6 dimensões.

Um por um, convide os membros da equipe a compartilhar 2-3 post-its de cada dimensão. Neste passo eles devem apenas ler o que escreveram, não é preciso dar explicação ou justificativa adicional.

Novamente, devem colocar as frases mais orientadas para o desenvolvimento à esquerda e as mais comemorativas à direita.

O objetivo deste passo é restringir as frases e remover as duplicadas.

Peça para alguém da equipe agrupar as frases em silêncio. Quando acharem que está pronto, pergunte ao grupo se alguém acha que deve mudar os agrupamentos. Se for o caso, convide-os para fazer as mudanças.

Repita isso até que ninguém tenha objeções ao agrupamento. Pode levar algumas rodadas, mas, no final, você chegará a uma seleção de frases com as quais ninguém discorda totalmente. Trata-se de uma decisão de grupo baseada em consentimento.

O objetivo deste passo é ver com quais frases o grupo mais se identifica. Você vai fazer isso com uma votação com as bolinhas.

Dê a cada membro da equipe uma cartela de bolinhas coloridas. Devem ser da mesma cor, para que o voto fique anônimo.

Peça para observarem os agrupamentos das frases. Devem colar uma bolinha nas frases que consideram importantes para a equipe. As coisas que acham que devem ser abordadas, mudadas ou celebradas. Não há limite de bolinhas.

Quando todos terminarem de votar, dê um passo atrás e observe o quadro / flip chart. A propagação, densidade e frequência das bolinhas darão uma ideia imediata do que a equipe pensa ser importante.

O objetivo deste último passo é digitalizar as ideias do workshop e definir os próximos passos!

Peça ao grupo um voluntário para transformar o que está no quadro / flip chart em uma imagem digital. Devem tirar uma foto(s) no telefone e transferir as informações para um documento colaborativo e editável. Do tipo Google Doc.

Agora é a hora da discussão em grupo. A equipe deve decidir o que fazer com essa informação. Aqui estão algumas sugestões:

• Celebrar formalmente as frases positivas de alguma forma.

• Agendar 6 sessões de discussão nas próximas semanas, cada uma focada em uma frase orientada para o desenvolvimento de uma das dimensões.

• Apresentar o documento digital a outra equipe ou a toda empresa em uma reunião All Hands ou uma sessão Brown Bag.

• Fazer o Workshop Desenvolvimento do sistema operacional da equipe na próxima semana, para redesenhar o sistema operacional da equipe de forma altamente deliberada.